Softwarekeuze

Bij de invoering van nieuwe software voor informatiebeheer, documentmanagement, archief of kennismanagement komt heel wat werk kijken. Het hele traject voor de keuze, de selectie en de evaluatie voor de aanschaf van software, de aanschaf zelf en de implementatie daar op volgend is gecompliceerd en tijdrovend. Een dergelijk traject vergt in ieder geval een degelijke projectorganisatie. Zorg voor goede samenstelling van het projectteam. In veel gevallen is er ook sprake van een stuurgroep, daarin zitten de financieel directeur , de ICT manager en de algemeen directeur of andere personen die de besluiten mogen nemen.

We zetten de de stappen onder elkaar:

  1. Beleidsplan. Voorafgaand aan de selectie, gaat het opstellen van een beleidsplan. Over dat onderwerp kunt u elders op onze website een en ander lezen.
  2. Functioneel ontwerp. In dit rapport staan de outline van de nieuwe situatie. We geven aan wat de gebruikers graag zien in de nieuwe situatie, hoe ze willen werken en aan welke eisen de software moet gaan voldoen. We geven aan hoe de software wordt ingezet in de nieuwe situatie. Het functioneel rapport kan een uitgebreid verslag zijn soms zelfs tot 30 pagina’s.
  3. Programma vaneisen. Aan het eind van het rapport wordt een matrix opgesteld met het programma van eisen. Dit programma van eisen kan zeer uitgebreid zijn, het geeft de details waaraan het programma moet voldoen bovendien per functie. Het is noodzakelijk een weging mee te geven, zodat duidelijk is wat belangrijk, onmisbaar of minder belangrijk is.
  4. Marktverkenning. Deze marktverkenning kunt u zelf op Internet doen voor een eerste selectie, een zogenaamde long list. Vraag van de leveranciers zoveel mogelijk documentatie op voor zover deze niet op Internet beschikbaar is. Uit de long list stelt vervolgens een shortlist op.
  5. Request for Information. De overgebleven leveranciers zendt u een RfI. Dat is een uitgebreid rapport met een samenvatting van uw functioneel ontwerp en het complete pakket van eisen.Tevens verzoekt u om een eerste algemene, indicatieve prijsopgave te doen, zodat u weet waar we ongeveer aan toe bent.
  6. Demonstraties. Op basis van de documentatie, kunt u een selectie maken van de leveranciers die u graag wilt uitnodigen voor een demonstratie. Die demonstratie moet u natuurlijk goed voorbereiden met een checklist. Ook de leveranciers hebben recht op om van tevoren te weten, wie ze voor zich hebben en welke deelnemers aanwezig zullen zijn. Enige informatie over uw bedrijf of instelling kunt u van tevoren aan een leverancier doen toekomen. Na afloop evalueert u deze met degenen die aanwezig zijn geweest bij de demonstratie.
  7. Referentiebezoeken. Dikwijls blijven er nog veel vragen over na de demonstratie. Een aanvullend verzoek om meer informatie, ligt er voor de hand voor die pakketten waarvoor u serieuze belangstelling heeft. Een van de zaken die u zeker moet vragen, is welke referenties het bedrijf heeft. Bij deze referenties kunt u vervolgens een bezoek brengen om te zien hoe het pakket in de praktijk werkt. Niet alle bedrijven zullen zo ingericht zijn als de uwe. Houdt er dus rekening mee dat de er verschillen zullen zijn ten opzichte van uw eigen situatie. Na de een of twee referentie bezoeken per pakket is in het algemeen wel duidelijk waar uw grootste belangstelling naar uitgaat.
  8. Proof of Concept. U nodigt de leverancier of leveranciers uit voor een gesprek om een eventuele proof of concept met hem door te nemen. Een proof of concept oftewel een test installatie met het parket van keuze, maakt pas echt duidelijk of de software zal voldoen in uw situatie. Bovendien wordt dan duidelijk op welke terreinen er nog maatwerk nodig is.
  9. Offerte aanvraag of een Request for Proposal. Dit is een uitgebreid traject waarbij in veel gevallen ook de afdeling inkoop een woordje zal meespreken. Veel bedrijven en instellingen hebben standaard inkoopvoorwaarden en als die er niet zijn dan is het een goede zaak om die alsnog op te stellen. Houdt er ook rekening mee dat het mogelijk is dat indien u een overheidsbedrijf bent of overheidsorganisatie u bij een geschat bedrag van boven de € 240.000 een Europese aanbesteding moet gaan doen. In dat geval wordt een heel ander traject gevolgd. Ook daarover kunnen wij u ook alles vertellen.
  10. Implementatie. Na de aanschaf van de software volgt de implementatie. Bij aanvang van de implementatie bepaalt de organisatie de prioriteit van de invoer van de verschillende onderdelen van de software. Hiervoor wordt een projectplan opgesteld.
  11. Tijdens de implementatie kan het mogelijk zijn dat er aanvullingen en aanpassingen nodig zijn in de software die voordien niet voorzien zijn geweest. Deze aanvullingen en aanpassingen moeten worden vastgelegd in een rapport, een functionele beschrijving. Per onderdeel wordt de implementatie gerealiseerd. Wanneer alle onderdelen klaar zijn of eventueel tussentijds worden deze getest.
  12. Test en acceptatie. Deze test kent twee onderdelen: een functionele test en een technische test. Wanneer de test voor 100 % goed is, volgt de acceptatie. Vanzelfsprekend zijn er altijd nog zaken die niet helemaal naar wens ingericht zijn of nog niet helemaal werken zoals het zou moeten. Daarvoor heeft u natuurlijk van tevoren afspraken gemaakt in uw contract.
  13. Onderdeel van de implementatie kan ook nog een conversie zijn, van data van een oude systeem naar het nieuwe. Ook hiervoor wordt een programma van eisen opgesteld en die maken deel uit van het contract dat je opstelt voor de aankoop.
  14. Operationele fase. De operationele fase dient na drie maanden en nog eens na een halfjaar geëvalueerd te worden. In die periode kunnen nog problemen aan het licht komen, die niet eerder zijn geconstateerd.
  15. Evaluatie. Het verdient aanbeveling om het gehele traject samen met de adviseur nog eens door te nemen en te evalueren zodat een volgende keer nog beter gaat.

Uit het bovenstaande blijkt wel, dat het niet zo eenvoudig is om software te kiezen voor de organisatie. Zeker wanneer het een gecompliceerde situatie betreft, is het aan te bevelen een extern adviseur in de arm te nemen. Deze adviseur kan u begeleiden vanaf het eerste moment tot met de implementatie. Onnodig om nu te zeggen dat InfoManagement de juiste adviseur voor u kan zijn. Natuurlijk kost een adviseur geld, het kan ook behoorlijk oplopen. Maar nog schadelijker is het als u een kat in de zak koopt en vele tientallen zoniet 100 duizenden euro’s uitgeeft om vervolgens te constateren dat de software die u heeft aangeschaft niet voldoet in uw situatie.