Elektronische of digitale archieven moeten aan dezelfde hoge standaard van kwaliteit voldoen als papieren archieven: eenduidige opslag en snelle toegang tot de elektronische documenten. Bij elektronische archieven is het niet noodzakelijk een archiefindeling te maken. Dossiervorming op klantnummer of -naam of zaaknaam bijvoorbeeld, vindt plaats in de terugzoekfase. Desalnietemin is het belangrijk dat er een duidelijke logische structuur aan ten grondslag ligt.

Daar alle informatie digitaal beschikbaar moet zijn om in het elektronische archief op te bergen, zullen de inkomende stukken die per post ontvangen worden, gescand en eventueel ge-ocrd moeten worden OCR=optical character recognition, het digitaliseren van de tekst). Indien ze niet als digitale tekst nodig zijn, kan ook volstaan worden met een image.
De informatie die in huis wordt vervaardigd of elektronisch per Intranet, Internet of via het LAN wordt aangeleverd kan direct op de juiste plaats op schijf worden opgeborgen.

Met het opbergen van de teksten is het werk nog niet gedaan:

  1. De teksten moeten op meerdere ingangen toegankelijk gemaakt worden. Dit noemen we het ontsluiten van de informatie.
  2. De originele teksten mogen niet gewijzigd worden, maar moeten wel gedownload, geprint en gekopieerd kunnen worden door degenen die daarvoor geautoriseerd zijn.
  3. Er moeten veiligheidsmaatregelen genomen worden tegen ongeoorloofd gebruik, brand en inbraak.
  4. Er moet aandacht zijn voor digitale duurzaamheid.

Ad. 1 Ontsluiten van de informatie

De informatie kan op verschillende manieren worden ontsloten: full text , door middel van een classificatie of middels een korte beschrijving.

Wanneer de tekst full text geïndexeerd wordt, kan de gebruiker op ieder willekeurig woord de tekst terugvinden. De gebruiker kan een combinatie van verschillende woorden opgeven of bepaalde woorden een zeker gewicht toekennen. De mogelijkheden zijn afhankelijk van de retrieval software.

Nadeel van full text retrieval is dat men dikwijls teveel informatie vindt die niet relevant is.

Wanneer men ervoor kiest een korte beschrijving op te nemen van het document, bijvoorbeeld auteur, titel, onderwerp, datum, kan men via de meta-gegevens naar het gewenste document komen. Nadeel hiervan is dat er documenten gemist kunnen worden omdat het onderwerp niet goed gekozen is. Het heeft als voordeel dat men snel kan overzien wat er in een bepaalde rubriek, over een bepaald onderwerp aanwezig is. De metagegevens kunnen door de software uit de tekst gehaald worden, mits de tekst eenvormig zijn opgebouwd of zullen ingevoerd moeten worden door een secretaresse, documentalist of de auteur zelf.

Wanneer men besluit de informatie op een classificatiecode te ontsluiten (of een andere code of nummer) is het wel belangrijk dat de gebruiker online een overzicht heeft van de betekenis van de code. Dat wil zeggen dat een onderwerp of naam een verwijzing geeft naar de code.

Er zijn ook document management systemen die een combinatie bieden.

Ad. 2 Informatie raadplegen en gebruiken

Het doel van archiveren is onder andere het hergebruiken van de informatie. Daarom is het noodzakelijk dat de informatie direct beschikbaar is voor printen, kopiëren of bewerken in de tekstverwerker. Het origineel moet echter onaangetast blijven en alleen degenen die daartoe geautoriseerd zijn, mogen gebruik maken van deze opties.

Afhankelijk van de software is het mogelijk op elk gewenst niveau een toegangscontrole in te stellen.

Het kan plezierig zijn direct vanuit het document management programma de tekstverwerker te starten of om het opslaan van de tekst in het DMS vanuit de tekstverwerker te doen.

In veel organisatie kiest men er voor om het archief ter beschikking te stellen via Intranet: vanuit de browser kan de gebruiker de archiefstukken raadplegen en eventueel nieuwe stukken archiveren.

Ad. 3 Beveiliging

Naast de toegangsbeveiliging intern, is het noodzakelijk de toegang van buiten te regelen. Wanneer u gebruik maakt van Internet of andere modemverbindingen, is er een kans dat er wordt ingebroken op uw systeem. Hiertegen moeten afdoende maatregelen worden genomen.

Beveiliging tegen verlies van gegevens door middel van een backup systeem is onontbeerlijk.

Ad. 4 Digitale Duurzaamheid

Teksten of producten gemaakt in programmatuur van 2012 zijn mogelijk niet meer te lezen in 2016. Daarom moet er gewerkt worden met uniforme, tijdonafhankelijke formaten. PDF bijvoorbeeld als opslag formaat en XML als communicatieformaat.